Vaikka sähköposti normaalisti onkin käytännössä reaaliaikainen viestintäkanava, ei perillemenosta aina voida antaa takeita. Sähköpostin perillemeno riippuu useiden palvelinten ja sovellusten toiminnasta ja useat seikat voivat viivyttää viestin perillemenoa tai pahimmassa tapauksessa jopa estää sen.

Mikä vaikuttaa sähköpostien toimitusvarmuuteen?

Sähköpostien lähettäminen ja päätyminen vastaanottajalle on monivaiheinen tapahtuma.

Kotisivut.comin palvelinjärjestelmien kautta välitetään päivittäin huomattavia määriä sähköposteja ja miljoonien sähköpostien toimitus vaatii kehittyneitä prosesseja.

Teemme jatkuvasti kehitystyötä parantaaksemme toimitusvarmuutta, mutta aina emme pysty täysin varmistamaan sähköpostien saapumista vastaanottajalle.

Useimmissa tapauksissa kyse on vastaanottajan sähköpostipalvelimen roskapostisuodatuksesta, liian tiukoista tietoturva-asetuksista tai tilapäisestä häiriöstä vastaanottajan postipalvelussa. Myös roskapostitus voi aiheuttaa hetkellisiä ongelmia normaalien viestien perillemenoon.

Viestin lähettäjä ei useinkaan voi merkittävästi vaikuttaa siihen, millaisia sähköposteja vastaanottajan palvelin suostuu välittämään tai vastaanottamaan. Tietyillä toimilla voidaan sähköpostien perillemenon varmuutta kuitenkin lisätä.

Miten voin parantaa sähköpostin toimitusvarmuutta?

Peruspostipalveluita ei ole tarkoitettu suurelle joukolle suunnattuun postitukseen, vaan tätä varten on olemassa erilaisia tuotteita. Mikäli lähetät viestejä ryhmälle, varmista että vastaanottajat ovat sellaisia joiden tiedät aidosti haluavan lukea viestisi.

Yleisiä viestien perillemenoon vaikuttaviin seikkoja:

  • Vältä sanoja, jotka yleensä yhdistetään roskapostiin
    Tällaisia voivat olla esimerkiksi lääkkeisiin, rahaan tai tarjouksiin liityvät sanat
  • Huolehdi, että viestissä on vähintään yhtä paljon tekstiä kuin kuvia
  • Vältä hyvin lyhyitä viestejä, jossa on linkkejä muihin palveluihin
  • Käytä tekstin muotoilukeinoja harkiten (Esim. tekstin taustaväri ja lihavointi)

Kotisivut.com Autentikoivan SMTP-palvelun avulla voit lähettää suojatusti viestejä kaikista verkkoyhteyksistä käsin. Palvelussa hyödynnetään viestien välitystä ja perillemenoa parantavia tekniikoita kuten DKIM (DomainKeys Identified Mail) ja SPF (Sender Policy Framework, SPF).

Varmista viestin yksityisyys Message Safe-palvelun avulla

Tiesithän, että luottamuksellista tietoa (esim. henkilötunnukset ja kauppakirjat) sisältäviä sähköposteja ei tulisi lähettää tavallisen sähköpostin välityksellä.

Message Safe on suomalainen palvelu, jonka avulla arkaluontoiset viestit salataan koko viestin elinkaaren ajan, jolloin saavutetaan korkea tietoturva ja täytetään mm. GDPR-vaatimukset luottamuksellisen tiedon käsittelyä koskien.

Message Safe varmistaa myös tärkeiden viestien perillemenon, koska sähköpostin lisäksi vastaanottajalle voidaan lähettää tekstiviesti jossa kerrotaan saapuneesta sähköpostiviestistä.

Haluatko lisätietoja

Työskentelemme aktiivisesti yleisesti käytettyjen sähköpostipalveluntarjoajien kanssa taataksemme mahdollismman korkean toimitusvarmuuden lähetetyille viesteille.

Jäikö jokin asia askarruttamaan tai tarvitsetko lisätietoja? Mikäli havaitset, että sinulla on ongelmia sähköpostien toimituksessa tai haluat varmistaa tärkeiden viestien turvallisuuden tai toimitusvarmuuden, ota meihin rohkeasti yhteyttä!